Corona Günlerinde Evden Çalışma Rehberi

Corona Günlerinde İngilizce için Eleven Eleven Academy’den Online Dil Okulu
Mart 21, 2020
Corona Günlerinde Hayatı Kolaylaştıracak Mobil Uygulamalar
Mart 21, 2020
Paylaş

Sevgili Arkadaşlar,

Britanya Hizmeti olarak yüz yüze görüşmenin hayati olmadığı bütün faaliyetlerimizi online yapmaya başlamış durumdayız. Bu, sabah kalkıp evinden çıkan ve bir ofiste çalışmaya alışmış olan pek çoklarımız için yeni ve ilk günlerde hoşumuza gitse de oldukça zorlu bir süreç bu… 

Bu notları üç hedefi göz önüne alarak çıkardık: 

1. Evden çalışmayı verimliliğimizi düşürmeden, hatta artırarak nasıl yapabiliriz?

2. 24 saat evde olmanın getireceği sorunlarla nasıl başa çıkabiliriz?

3. Bu ağır imtihandan, Hizmetimizin zaten gecikmiş dijitalize olma hamlesini hayata geçirmek için nasıl faydalanabiliriz?

EVDE ÇALIŞARAK VERİMLİLİK ARTIŞI 

1. DUŞ AL VE HAZIR OL: Evden çalışmanın zamanla çalışamamaya dönüşmesinin önemli bir sebebi iş yeri hissiyatına bürünememek. Bunun için normal zamanlarda yapmıyorsanız bile her sabah duş almaya, tıraş olmaya, dişlerinizi fırçalamaya ve üzerinizi değiştirmeye özen gösterin. Takım elbise giyinmek zorunda değilsiniz ama rahat ile rehavet arasında bir ilişki olduğunu da unutmayın. Suratınız ve kıyafetiniz her an Zoom’lamaya müsait olsun. 

2. MASA VE SANDALYE: Evinizin bir, mümkünse iki ayrı köşesini iş yeri ilan edin. Küçük bir masa ve sırtınızı destekleyen bir sandalyeye ihtiyacınız olacak. Mutfak sandalyesiyle ve arkası olmayan bir oturakla birkaç gün idare edebilirsiniz ama bel ağrısı sizi sofaya, oradan da yatağa çekecektir. İki mekan belirleme lüksünüz varsa bunları günün farklı saatlerinde güneş alan pencerelerin önünden seçmeye bakın. İş yeri köşenizin, iş yeri olduğunu bütün aile bireylerine ilan edin ve siz de öyle davranın. Mesela çocuklarınız, siz iş yeri köşenizde iken çalışmakta olduğunuzu, Hizmetin ve ümmetin vaktini kullanmakta olduğunuzu bilsinler. 

3. YATAĞA VE KOLTUĞA İŞ GÖTÜRMEYİN: Çalışma köşeniz ne kadar kutsalsa, koltuk-kanepe-yatak olan odaların ailenin yaşam alanı olma keyfiyeti de o kadar kutsal olmalıdır. İş köşenizde olduğunuzda size aile yükü, oyun, yemek karıştırma vazifesi yükleyemeyeceklerini bilen aile bireyleri, bu koltuk-kanepe ve yatakta iken de iş yapmayacağınızı, orada bulunduğunuz vaktin size ve onlara ait olduğunu bilmeliler. Yani koltukta iken çocuğunuz “dady fun time / mumy fun time” derse “işim var” demeyin. 

4. ERKEN KALKIN İŞ SAATİ BAŞLAMADAN ÖNCE HAREKET EDİN: Bugüne kadar hiç yapmamış olabilirsiniz ama ofiste çalışırken yaptığınız sabah ve akşam yürüyüşleri, metro merdivenlerini tırmanmalar hayatınızdan çıktığından dolayı bu hareketsizliğin yerini evde veya evin civarında yapacağınız kısa yürüyüşlerle telafi etmelisiniz. İdeal zaman, sabah iş saati başlamadan önce 30-45 dakika yürümektir. Bunu elbette gün ortasında veya akşam yatmadan önce de yapabilirsiniz. Ama veriminiz için maksimum katkı sabah yapacaklarınızdır.

5. EV AYAKKABISI EDİNİN VEYA ÇALIŞMA SAATLERİNDE İKEN GİYECEĞİNİZ TERLİĞİ AYIRIN: Mümkünse ayak tabanınıza masaj yapan bir yürüyüş ayakkabısını ev içinde giymek üzere ayırın. Mutlaka çorap giyin. Bu sadece çalışma hissiyatına kapılmak için değil, kan dolaşımınızı sağlamak açısından da önemli. 

6. KULAKLIK EDİNİN, ARKA FON MÜZİĞİ VEYA HAFİF BİR TELEVİZYON SESİ DİNLEYİN: Ofislerimizde iken çoğunlukla bir uğultu içinde çalışmaya alışmışızdır. Evde uğultu yapacak küçük canavarlar varsa ne ala; iş yerinin arka plan gürültüsünü aramayacaksınız demektir. Ama görülür büyüklükteki bir kulaklık, ev ahalisine sizin halen işte olduğunuzu göstereceğinden tercih edilmelidir. Elbette özel bir çalışma odanız veya tavan aranız varsa o başka. Aşırı sessizliğin zamanla yorucu ve uyutucu olacağını ve konsantrasyonunuzu düşüreceğini unutmayın. 

7. İŞ BİTİŞ SAATİNİZ OLSUN: Daha önce ofiste çalışırken bunu hiç yapmamış olabilirsiniz. Ama artık durum ciddi. Belirlediğiniz bir iş bitim saatinde (mesela 19.30) e-mail programınıza “Şu anda çalışma saatinde değilim. E-mailinize yarın sabah 9.00’da bakabileceğim. Acil bir durum varsa lütfen WhatsApp’tan mesaj yazın” gibi bir mesaj yerleştirin ve iş bitme saatinden sonra iş e-mailleriyle uğraşmayın. 

8. ÇOK ÇALIŞMAYIN: Ofiste çalıştığınız günlerin akşamına bir de eve gelip gece yarılarına kadar çalışmaya alışmış olabilirsiniz. Ama artık bunu devam ettiremezsiniz. Aynı mekanda bu kadar çalışma hem verimliliğinizi düşürecektir hem de aile içi krizlere yol açacaktır. Maaşınızı hak etmenin ölçüsü günde aktif olarak 6,5 saat çalışmaktır. Zaten bu minimum 9,5 saat iş vakti ayırmak demektir. Bunu yaptığınızda üzerinize düşeni yapmışsınız demektir. Kalan vaktinizi okumaya, eğlenmeye, çocuklarınızla vakit geçirmeye, çocuklarınızın okula gitmemekten kaynaklanan açıklarını kapatmaya adayın. 

9. SÜREKLİ ÇALIŞMAYIN: Evdeyken, ofiste sizi ara sıra masanızdan uzaklaştıran sebepler ortadan kalkabilir. Mesela çayınızı almak için artık masanızdan kalkmak zorunda olmayabilirsiniz. 4-5 saat hiç kesintisiz çalışmak ve iş bitirmek ilk birkaç gün hoşunuza gidebilir. Ama bunun sonucu tükenmişlik sendromudur. Her 45 dakikada bir 10 dakika ara verin. Ayakkabılarınızı çıkarıp (çoraplarınız kalabilir) iş köşenizden uzaklaşın. Çayınızı kendiniz alın. Gün içinde yemek ve namaz için ayırdığınız vakti önceden aile bireyleriyle paylaşın ve bunlara riayet edin. 

10. YALNIZLAŞMAYIN: Evden çalışanların çoğu zamanla asosyalleşir ve sosyal bağlantılarını unuturlar. İş saati bittiğinde video aramalarla arkadaşlarınızı arayın. Karşılıklı çay, kahve saati ayarlayın. Aile dostlarınızla ailecek online sohbet edin. Çocuklarınızın arkadaşlarıyla online vakit geçirmelerini sağlayın. 

11. İŞİN VAKTİ İŞE EVİN VAKTİ EVE: Evden çalışırken evdekilerin yıllardır sizin için iş biriktirmiş olduğunu göreceksiniz. Ev işlerine destek vermek güzel bir şey ama bunun saatlerini önceden belirleyin ve bu saatler dışında ev işlerine kalkışmayın. Velev ki yapacak işiniz kalmasa bile iş vakti, işinizin vaktidir. İş köşenizde oturup işinize bakın, okuma ve araştırma yapın. 

12. ÇALIŞMAKLA YETİNMEYİN, ÇALIŞTIĞINIZI GÖSTERİN DE: Ofisten eve taşınan işlerde güvensizlik ve suizan kapıları da açılır. Çalışmanız yetmez, çalışmakta olduğunuzu da hissettirmelisiniz. Bunun için sabah erken saatlerde bir online günlük toplantı koyabilir, gün içinde ara ara, “Şunu yapıyordum da aklıma geldi şunu nasıl yapsak?” gibi mesajlarla hem çalışmakta olduğunuzu hissettirin, hem de çalışmak konusunda sizin kadar istekli olmayan iş arkadaşlarınızı motive edin. 

13. TEMİZ HAVA SEANSLARI: Sabah yürüyüşünü yapıyor bile olsanız evlerimizin ofislerimiz gibi havalandırma sistemleri olmadığını unutmayın. Gün içinde en az yarım saat bulunduğunuz mekanı havalandırın ve bu yarım saati siz de bahçeye, evin önüne, yakındaki bir parka çıkmak için değerlendirin. Sürekli aynı havayı soluduğunuz evinizde uyku düzeniniz de bozulur ve çok daha erken bir tükenmişlik sendromu ile karşılaşabilirsiniz. 

BİR EKİP YÖNETİCİSİYSENİZ SİZİN İŞİNİZ DAHA ZOR

1. FART-I ALAKA: Hizmetimizde talimatla değil takibatla iş yapmaya alışmış durumdayız. Ofiste birlikte çalıştığınız ekibinize bile bir şeyi on defa hatırlatarak yaptırabiliyordunuz; şimdi uzaktan uzağa aynı şeyi yapacaksınız. Bunun tek yolu var: Alakayı kavi tutmak. 

2. HER SABAH 15 DAKİKA: Her sabah muhakkak 15 dakikalık olsun bir online toplantı yaparak ekibinizden o gün ne yapacaklarını, diğer ekip elemanlarından ve sizden ne beklediklerini, hangi işi saat kaç itibarıyla tamamlamayı planladıklarını öğrenin. İlk günlerde ekibiniz geveleyecektir; ısrarla devam ederseniz bu 15 dakikalık toplantıya hazırlıklı gelmeyi öğreneceklerdir. 

3. GÜN İÇİNDE TAKİP: Sabah size şu saatte şunu bitireceğim diyen elemanınızı o saatte önce WhatsApp veya email ile cevap gelmezse bir saat içinde telefon aramasıyla takip edin. Bir müddet sonra ekibiniz sürekli aramalarınızdan sıkılıp, siz aramadan size rapor vermeye başlayacak ve siz yöneticiliğin keyfini alacaksınız. O olana kadar sinirler biraz gerilebilir. Arada bazı işleri talimat olarak değil, yardım talebi olarak verin. 

4. TALEPKAR OLMAKTAN ÇEKİNMEYİN: Artık yollarda geçen süre olmadığına göre ortalama her çalışanınızdan günlük 2 saat daha fazla iş talep etme hakkınız var. Bunu ifade etmekten çekinmeyin. Hele “Artık yol masrafın kalmadığına göre maaşını azaltıyorum” demiyorsanız, o vakit sizin vaktinizdir. Talep edin. 

5. MAAŞ KESİNTİSİNİ AKLINIZDAN BİLE GEÇİRMEYİN: Bir önceki maddeyi okurken aklınızdan geçtiyse unutun. Evden çalışırken yol masrafı yapmadığımız, öğlen yemekleri için dışarda harcama yapmadığımız doğru ama evden çalışmanın kendi ilave masrafları da var. Bir defa internet, elektrik ve su masraflarındaki artış çalışanınıza yansıyacak. 

6. ONLİNE İŞ, ONLİNE OLMAYI GEREKTİRİR: Ekibinizde herkesin evinde internet olmayabilir. Yol masrafını işte buna harcatabilirsiniz. Yine ihtiyaç duyulan internet hızına göre ekibinizden bazı kişilerin internet masrafını sizin karşılamanız gerekebilir. Herkesin evinde laptopu olmak zorunda da değil. Bu konuları çözmeden, onlardan çözüm beklemeyin. 

7. PROJE YÖNETİM PROGRAMLARI: İnternette yığınla ücretsiz, yığınla da az ücretli Project Management Tool bulabilirsiniz. Bunların en popüleri MONDAY ama paralı ve pahalı. Microsoft Teams bir müddet ücretsiz ve Corona günleri boyunca da tümden ücretsiz hale geleceği söyleniyor. TRELLO en kolay elde edebileceğiniz ürün. Ekibinizle sürekli olarak dosya paylaşıyor ve bunların arşivlenmesini de istiyorsanız muhakkak bir proje yönetim sistemi kurmalısınız. Bunların eğitimi bazen bir aylık bir çaba gerektireceğinden yaptığınız yatırımın uzun vadeli kullanılacağından emin olun. 

EVDEN ÇALIŞMA SIRASINDAKİ ONLİNE TOPLANTILARDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR

1. MİKROFONU SESSİZE ALIN: İş arkadaşlarınızla gün içinde yapacağınız online toplantılarda mutlaka kulaklıklı mikrofon kullanın ve mikrofonunuzu konuşmadığınız müddetçe sessize alın. Evin çanak çömlek sesleri toplantılarda dikkat dağıtır. 

2. GÖRÜNTÜNÜZ GELMİYOR ISRARINDA BULUNMAYIN: Ofiste yaptığınız online toplantılarda bütün katılımcıların görüntülü olarak toplantıya katılıyor olmasına alışmış olabilirsiniz. Ofis ortamları buna imkan verebilirken ev ortamları her zaman müsait olmayabilir. Bu konuda katılımcıların tercihlerine saygı duyun veya yüz yüze görüşmenin verim artıracağını düşünüyorsanız bunu toplantı davetini gönderirken ifade edin. 

3. İZİNSİZ KAYIT YAPMAYIN: Zoom da dahil, çoğu online görüşme platformu kayıt imkanı da tanıyor. Lütfen ekibinizin tamamını haberdar etmeden görüşmelerin kaydını tutmayın. 

24 SAAT EVDE OLMANIN GETİRECEĞİ SORUNLAR

1. KLASTROFOBİ: Çoğumuzun evleri küçük ve bu mekanı (hele bir de okullar kapanırsa) bütün aile fertleriyle 24 saat boyunca paylaşmak zor olacak. Siz işiniz için mekan arayacaksınız, çocuklarınız oyun için, koşuşturmak için. Mekan darlığından kurtulmanın bir yolu pencere önüne konuşlanmaktır. Bir de havanın müsaade ettiği her fırsatta açık havaya çıkmak. 

2. YALNIZLIK HİSSİ: Evde bu kadar kapalı kalınca zamanla terk edilmiş hissetmeye başlayacaksınız. Telefonlarınızın hafızasındaki o ne zamandır aranmamış numaralar bugünler içinmiş. Her gün bir saatinizi aramadığınız insanları, sırf sohbet etmek için aramaya ayırın. Bu sadece sizin işinize yaramayacak, aradığınız kişilerin de buna ihtiyacı var. 

3. ÇOCUKLARLA OYNAMAK: Bu dönemde çocuklarınızla oynamayı nicedir unuttuğunuzu fark edebilirsiniz. Tabi çocukların sizden sonra bir sürü bilmediğiniz oyunlar öğrendiğini de. Onlarla vakit geçirmek size terapi gibi gelecek. Ama bırakın oyunun kurallarını onlar koysun. 

4. AKIL VE BEDEN SAĞLIĞI: Corona’dan Allah muhafaza buyursun. Ama ondan kaçarken akıl ve beden sağlığınızı da kaybedebilirsiniz. Spor ve yürüyüşten yukarda bahsettik. Ruh sağlığınız için Kur’an, tefsir ve hadis okumaya, Hizmetimizin bu dönemde üreteceği YouTube ve benzeri programlarına yönelebilirsiniz. 

5. KİLO: Mutfak birkaç adım mesafede olduğundan, hele de buzdolabı Corona stoklarıyla dolu olduğundan atıştırmak kaçınılmaz bir şey. En başarılı tavsiye kahvaltıyı hayatınızdan çıkarmanız ve iki öğün yemek yemeniz. Çay ve kahvenin sizi uyanık tuttuğunu zannediyor olabilirsiniz ama yanılıyorsunuz. Sizi asıl sade su içmek uyanık ve zinde tutar. Hareketsiz olduğunuzda daha az su içme eğiliminde olursunuz. Bunun için masanızda günde üç defa doldurup boşaltmaya kararlı olduğunuz 750 ml’lik bir su şişeniz olsun. 

DİJİTALLEŞMENİN FAYDASI 

1. SOSYAL MEDYA HESAPLARINIZI ELDEN GEÇİRİN: Evden çalıştığınız dönemde pekçok şeye daha fazla vakit ayırabileceksiniz. Önceliği LinkedIn veya academia.edu gibi sosyal medya hesaplarınıza (varsa) vermek kaydıyla Twitter, Facebook, Instagram gibi hesaplarınızı bir elden geçirin. Çoğumuzun mesleki bilgileri 2016’daki gibi duruyor. Artık Türkiye’de olmayan kurumlarda çalışıyor görünenlerimiz var. Corona günlerini sosyal medyadaki reel varlığınızı tesisle geçirebilirsiniz. 

2. DİJİTAL NETWORKÜNÜZÜ GÜÇLENDİRİN: İşlemeyen bir LinkedIn hesabını adam etmenin alemi yok. Hizmetinizin gerektirdiği networkü sağlamak için harika bir fırsata dönüştürebilirsiniz bu günleri. Bu günlerde siz evde olduğunuz gibi ulaşmak istediğiniz pek çok kişi de evlerinde… Geçmişte LinkedIn arkadaşlığını kabul etmemiş pek çok kişi şimdilerde istekli olabilir. Buyrun networkünüzü büyütmeye…

3. BİR PROGRAMLAMA DİLİ VEYA KÜLTÜRÜ ÖĞRENİN: Her ne iş yapıyorsanız yapın size bakan bir yazılım dili veya kültürü illa ki vardır. İngilizcenizi ilerletmek mi, yoksa yeni bir yazılım dili öğrenmek mi diye sorarsanız cevap her zaman yeni bir yazılım olacaktır. Tabi İngilizcenin asgari ihtiyaçlarınızı karşılayabiliyorsa… İlla yazılımcı olmak zorunda değilsiniz, LaTex (https://www.latex-project.org) çalışabilir veya Power Point kabiliyetlerinizi artırabilir veya IMovie, Blender, ShotCut, DaVinci Resolve gibi video editing programları öğrenebilirsiniz. İleride bir online ticaret yapmak düşünceniz varsa online ticaret eğitimi için de iyi bir fırsat yakalamış olabilirsiniz. 

4. ÜRÜN VE FAALİYETLERİNİZİN ONLINE PROMOSYONUNU YAPIN: Yıllardır koşuşturmaktan yaptığınız işleri gereğince web sitenize koyamamış, sunumlarını yapamamış olabilirsiniz. Bugünlerde yeni faaliyetler yapmakta zorlanıyorsanız, eski faaliyetlerinizi anlatmaya koyulun. Blog yazmak, Vlog kaydetmek, YouTube yayınları yapmak da bunlara dahil. 

5. FON BAŞVURUSU YAPMAK İÇİN HARİKA BİR ZAMAN: Hepiniz fon başvurularının çok emek istediğini bilirsiniz. Az elemanla, az zamanda çok işler yapmaya çalıştığımız dönemde bunlara vaktimiz olmuyordu. Şimdi önümüzdeki bir yılın planlamasını yapmak kadar, birkaç projeniz için fon başvurusu yapmak da elinizde olabilir. 

Sevgili Arkadaşlar, 

Hocaefendimiz yıllardır evden çalışıyor. 

Ona katıldığımız bu günleri, onun gibi verimli geçirmeye çalışalım. Eğer burada kaydedilen fikirlere daha güzellerini ekleyebiliyorsanız lütfen aşağıya yorum eklemekten veya fikirlerinizi helpline@voicesinbritain.org adresine göndermekten çekinmeyin.  

Comments are closed.